Validación de Facturas Electrónicas: mitos, trucos y trampas

En los últimos días nos hemos dado a la tarea de difundir lo que hemos encontrado en los proyectos de recepción y validación de Facturas Electrónicas, pues hemos percibido que existen muchas “leyendas urbanas” o “mitos” que nos gustaría compartir para que eviten caer en una de estas trampas.

Por Jesús Miguel Pastrán Rodríguez
www.ateb.com.mx

Mito 1: Si mi factura pasa por el validador del SAT no tiene ningún problema.

El validador del SAT tiene el siguiente objetivo, de acuerdo con la resolución miscelánea fiscal del 28 de diciembre de 2012:

II.2.5.1.4. Para los efectos del artículo 29, tercer párrafo del CFF, el SAT a través de su página de Internet, sección “Comprobantes Fiscales”, proporcionará:

I. Un servicio de validación de CFDI, en el que se deberán ingresar, uno a uno, los datos del comprobante que la plantilla electrónica requiera, para obtener el resultado de validación.

En ningún lugar se especifica que una vez que haya pasado por esta validación se puede acreditar el comprobante; es más, existen un sinnúmero de casos en los cuales, aun cuando el validador del SAT mencione que está bien el comprobante, el resultado es que el CFD o CFDI es INVÁLIDO, y por lo tanto NO DEDUCIBLE; esto puede suceder, por ejemplo, cuando hay errores en los importes.

Mito 2: Los campos opcionales en el anexo 20 los puedo omitir si quiero.

Falso. Para poder deducir un comprobante se deben cumplir los requisitos del Código Fiscal de la Federación (CFF) en sus artículos 29, 29-A, 29-C, según el tipo de comprobante, además de los contenidos en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), así como los lineamientos técnicos definidos en el Anexo 20.

Es indispensable que se cumplan las tres cosas, no solamente lo que menciona el Anexo 20; además, hay que evitar asumir ciertas cuestiones que pueden ser riesgosas en materia fiscal, por ejemplo en el manejo de impuestos, en los cuales suele omitirse el total de impuestos trasladados y/o retenidos porque son campos opcionales, (lo son únicamente cuando no se cobran).

Mito 3: Si el comprobante proviene de una empresa grande o de un corporativo, no puede estar mal.

Esto también es incorrecto, hemos encontrado grandes corporativos e inclusive comprobantes generados por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que tienen errores que los hacen NO DEDUCIBLES.

Mito 4: Como la adenda es opcional, puedo ponerla sólo si quiero, sin importar el formato o las reglas.

Efectivamente la adenda es opcional, pero en muchos casos es indispensable para versiones 2.0 o 3.0 debido a lo especificado en la RMF:

Cumplimiento de la obligación de expedir constancia de retención del IVA en servicios de autotransporte.

1.5.5.1. Para los efectos del artículo 32, fracción V de la Ley del IVA, los contribuyentes que reciban servicios de autotransporte terrestre de bienes, tendrán por cumplida la obligación de expedir la constancia a que se refiere el mismo, cuando la carta de porte que deban acompañar a las mercancías en los términos del artículo 29-B del CFF o, en su defecto, el comprobante que se emita para efectos fiscales, incluya por escrito o mediante sello la leyenda “Impuesto retenido de conformidad con la Ley de Impuesto al Valor Agregado”, así como el monto del impuesto retenido. Tratándose de CFD o CFDI, la leyenda a que se refiere el párrafo anterior deberá generarse en el propio archivo electrónico.

LIVA 32, CFF 29-B

Como no hay un espacio específico para las leyendas debe ir en la adenda. Para el caso de las versiones 2.2 y 3.2 se debe adicionar el complemento de leyendas.

Mito 5: Si tengo comprobantes que tienen errores es problema del que lo emite, a mí no me pasa nada por acreditarlos.

El problema es que si no se lleva a cabo una validación SEMÁNTICA del CFD o CFDI, se puede incurrir en el supuesto del artículo 109, que en el último párrafo publicado en el 2009, pero cuya vigencia inició el 1 de enero de 2011, define lo siguiente:

Artículo 109.- Será sancionado con las mismas penas del delito de defraudación fiscal, quien: VIII. Dé efectos fiscales a los comprobantes digitales cuando no reúnan los requisitos de los artículos 29 y 29-A de este Código.

Si se hace una revisión por parte de un dictaminador o de un auditor del SAT, se pueden revisar en cuestión de horas todos los comprobantes y rechazar los que no cumplan con los criterios marcados por la autoridad, de acuerdo con lo especificado en el artículo 29. Esto provocaría un desfalco muy importante para la empresa. Si el monto es elevado, puede significar una pena corporal para el representante legal de la empresa. Ya no existe la figura de la “buena fe”, son penalizados tanto el emisor como el que acredita el CFD o CFDI.

Trucos y trampas

Los proveedores de Factura Electrónica muchas veces no tienen los conocimientos fiscales apropiados para evitar en el software este tipo de errores y omisiones, además de que cuando se les hace saber el error toman una postura defensiva, diciendo que el que está mal es el que rechaza el comprobante, muchas veces sin querer revisar el motivo del rechazo.

Cuando rechazamos un comprobante, hemos tenido la razón en el 99.85% de las veces, previa consulta con el SAT. El problema del emisor no es solamente con el cliente que valida su comprobante y lo rechaza, sino con todos los clientes que atiende, y deberá CANCELAR y SUSTITUIR todos los CFD y CFDI que estén incorrectos en el año.

Para los receptores, cuando se den cuenta de que un comprobante no cumple o es apócrifo, deberán revisar no solamente los comprobantes actuales, sino todos los que recibieron durante el 2011, y si es necesario, solicitar la refacturación, ya que de lo contrario tendrán que tomar los CFD y CFDI incorrectos como comprobantes NO DEDUCIBLES con el respectivo impacto en sus finanzas.