Ahora que se está en la era digital, se han visto diversos cambios en la sociedad con respecto al internet, ya que se está usando más este medio para distintos temas. Una transformación relevante es que muchos de los procesos realizados en distintas dependencias han pasado a ser digitales, el Servicio de Atención Tributaria (SAT) no se queda atrás, por lo cual existe la contabilidad electrónica.
Actualmente, el Código Fiscal de la Federación menciona que los registros y asientos que integran la contabilidad serán llevados de manera electrónica, con las especificaciones del Reglamento del Código y las disposiciones del Servicio de Atención Tributaria. Toda esta información se encuentra en el artículo 28 del código en su fracción III.
La regla Miscelánea 2016 2.8.1.5. establece que el formato en el cual se generarán los archivos será XML, los cuales se ingresarán de manera mensual a través de la página de internet del SAT, www.sat.gob.mx, y serán requeridos para aquellos que están obligados a llevar contabilidad, sin incluir a los contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), también lo tendrán que hacer los que obtengan ingresos por honorarios o por arrendamiento y que registran sus operaciones en “Mis cuentas” en el módulo de contabilidad.
Todo aquel archivo que se presente en el formato XML deberá contener los siguientes elementos: catálogo de cuentas, balanza de comprobación, pólizas y auxiliares, auxiliar de folios y auxiliares de cuentas o subcuentas. A continuación se explicara más detalladamente cada uno.
El primero es el catálogo de cuentas, que tiene que cumplir con un campo que contenga el código agrupador de cuentas del SAT. Tendrá que ser enviado a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel, exceptuando a los contribuyentes que generen en su catálogo de cuentas solamente cuentas de nivel mayor.
En segundo lugar, está la balanza de comprobación, que tiene que tener las siguientes características:
- Incluir saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas las cuentas de activo, pasivo, capital resultados y cuentas de orden.
- Tienen que tener de manera que se pueda identificar los saldos de:
- Impuestos por cobrar y pagar
- Impuestos trasladados efectivamente cobrados
- Impuestos acreditables efectivamente pagados
- Incluir información de ajustes en balanza de cierre para efectos fiscales.
- Al igual que el catálogo de cuentas, tendrá que ser enviado a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel, exceptuando a los contribuyentes que generen en su catálogo de cuentas solamente cuentas de nivel mayor.
Las pólizas y auxiliares de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel también tienen características específicas con las que se tiene que cumplir:
- Distinguir en cada póliza los folios fiscales de los comprobantes que soporten la operación.
- En cuanto a los registros contables que los contribuyentes realicen, deben de incluir el nivel de detalle.
- Debe de permitir que se identifique la forma de pago.
- También se debe de permitir que se reconozcan distintas contribuciones, cuotas y tasas.
- Si es una operación relacionada con un tercero, se deberá incluir el RFC de éste.
Siguiendo con el contenido del archivo, está el auxiliar de folios, el cual se refiere al reporte que se presenta cuando los folios de los CFDIs no pueden ser integrados en las pólizas. En el reporte que se adjunta se tiene que incluir la fecha y referencia de la póliza que soporta, para que así se pueda identificar, así como los métodos de pago y la información específica de los comprobantes nacionales y extranjeros.
Como último elemento, se deben de poner los auxiliares de cuenta, que detallan todos los movimientos de las cuentas y subcuentas. Es necesario enviarlo por si se requieren distintos trámites, como una devolución.
Es importante seguir todas las características pedidas, para que así el documento sea entregado correctamente y se pueda lograr la contabilidad electrónica.
Fuente: Guía Definitiva para la Contabilidad Electrónica
