En algunas ocasiones hemos mencionado los roles del director y en otras las actividades (o elementos) que realiza cumpliendo con su función; en este artículo haremos algunas reflexiones sobre cómo se coordinan ambos: las actividades y los roles del director.
Las actividades que menciona a detalle el Dr. Carlos Llano en su libro Análisis de la Acción Directiva[1] son:
1) Diagnóstico. Saber en dónde estoy. Identificar con objetividad y humildad las oportunidades y amenazas y hacerlo con las capacidades (fuerzas) y limitaciones (debilidades).
2) Decisión. La elección del proyecto. Elegir a dónde voy procurando plantearse una meta que sea magnánimo, es decir, que tenga la grandeza y tienda a la elevación del ánimo, y audaz, osado, atrevido, algo que pida lo mejor de nosotros, que nos haga aprender y adquirir habilidades que, de no habernos propuesto un objetivo audaz, no habríamos logrado.
3) Mando y ejecución. Se trata de mandar a otros (y a uno mismo, lo cual no siempre es fácil, es más de hecho es bastante difícil, sin embargo si lo logramos habremos obtenido una importante victoria interior, lo que nos preparará a victorias exteriores) para lograr la meta decidida; requiere fortaleza pues será un esfuerzo arduo, habrá que atacar y resistir. Nos demandará constancia y fuerza para no abandonar, para insistir, pues hacer las cosas bien lleva tiempo, no hay que descuidarse, y confianza, pues es a través de los demás que se lograrán los propósitos.
Estas tres actividades secuenciales son los pasos del “saber prudencial”; quien es prudente diagnostica, decide y actúa. Por el contrario, el imprudente no efectúa alguna de las tres actividades, por ejemplo, decide sin diagnosticar o diagnostica y decide pero no actúa.
En cuanto a los roles que asume el director (muy explícitamente desarrollados y tratados por Francis Joseph Aguilar en su libro General Managers in Action: Policies and Strategies [2], son también tres:
1) Estratega. Crea una Visión de lo que será su organización y define cómo lograrlo (señalando el plan de acción y los recursos y habilidades necesarios para llevar a cabo la estrategia).
2) Constructor de la organización. Desarrolla (a veces adquiere, o simplemente aprende y desarrolla) las capacidades (o competencias) necesarias para implementar la visión que se creó.
3) Operador. Asegura que se tomen las acciones necesarias para alcanzar los resultados deseados.
¿Cómo armonizar los roles y las actividades?
Las actividades son pasos en la toma de sus decisiones, sean estas de corto, mediano o largo plazo. Hay desde decisiones muy simples (¿qué corbata me pongo hoy?), hasta algunas más complejas que determinan el futuro de la empresa (¿en qué negocio nos vamos a meter? ¿Cuál será nuestro modelo de negocio para los próximos dos años?). Para cada decisión a tomar se presentarán las tres actividades mencionadas.
Los roles son como los “papeles”, los “sombreros” o “cachuchas” que asume el director; cuando señalamos sólo tres elementos estamos haciendo un esfuerzo por simplificar al máximo, y así podremos observar que a veces el director es un estratega: a veces está construyendo la organización y a veces es sólo está siendo un operador.
Podemos observar que cada uno de los roles requiere, con un distinto grado de importancia, de las tres actividades, por ejemplo, el estratega tiene que diagnosticar, decidir y hacer, aunque cuando se pone el “sombrero” de estratega, la mayor parte del tiempo la ocupará en diagnosticar y decidir y una menor parte en ejecutar (para el rol de estratega la acción “ejecutar” será simplemente poner por escrito la estrategia), llegando a extremos podríamos dividir los porcentajes así: 40, 45 y 15 % respectivamente.
En el otro extremo (cuando es operador) el peso relativo se invierte, tiene que diagnosticar y decidir, pero la mayor parte del tiempo ejecuta. Recuerdo aquí un ejemplo utilizado por el Dr. Carlos Llano al respecto: alguien “muy operativo”, un barrendero, debe dedicar un porcentaje de su tiempo (pequeño, en efecto) a diagnosticar la situación y decidir cómo lo hará, aquí probablemente dedicaría 5% a diagnosticar y decidir y 95% a ejecutar.
[1] Llano, C. 1998. Análisis de la acción directiva. México: Editorial Limusa.
[2] Francis, J. A. 1992. General managers in action: policies and strategies (2nd ed.).”, New York: Oxford University Press.
Primeramente quiero felicitar al Dr Carlos Ruiz, por su artículo, que retoma la acción directiva del bien recordado Dr Carlos Llano, que desafortunadamente esta información sobre las tres etapas de la acción directiva no se aplican de manera integral por personas que se relacionan con la dirección. Cuando conocí su libro del Dr Llano por los 80´s y apliqué sus conceptos en la práctica directiva observé los beneficios de su aplicación, y en mis cursos que llego a impartir sobre desarrollo directivo, siempre los incluyo y les gusta a los asistentes, finalmente considero que este libro conjuntamente con el del Método del Caso y la Metamorfosis de la Empresa son de lo mejor en la alta dirección, Dr Ruiz por favor siga divulgando esta obra como usted lo sabe hacer. Mi respeto y admiración y un cordial saludo.