Beneficios de la factura electrónica

Facturar electrónicamente era una opción más para las empresas, los grandes compradores/receptores de facturas -integrados en su mayoría por empresas del sector “retail”- dieron un fuerte impulso a este esquema al convocar a los proveedores que integraban su cadena de suministro, e invitarlos a facturar electrónicamente.

La factura electrónica inició en nuestro país en 2005, cuando se llevaron a cabo las primeras implementaciones.

Uno de los beneficios de facturar electrónicamente se hizo manifiesto al permitir a los proveedores seguir recibiendo los pedidos de estos grandes compradores. Las empresas que no acataron la invitación, vieron disminuidos sus ingresos. Si bien, este hecho marcó la pauta para dar inicio y avanzar en el tema de la factura electrónica, los beneficios que justificaron la autorización por parte de la alta dirección en muchos proyectos subsiguientes fueron los ahorros derivados de su implementación.

La factura electrónica tiene un impacto favorable en la eficiencia de los procesos y en la disminución de costos operativos relacionados con las siguientes fases del proceso que implica manejar documentos basados en papel:

Emisión:

Eliminar el uso de formas pre-impresas.
Reemplazar el uso de impresoras de matriz por tecnología láser.
Reducir la carga administrativa del personal involucrado (operadores).
Reducir drásticamente los tiempos de emisión.

Entrega:

Reducción en carga administrativa para preparar, adjuntar otros documentos y hacer los envíos.
Reducción en gastos de mensajería.
Reducción en el tiempo de cobranza.
Mejora en el flujo de efectivo de la empresa.

Archivo:

Optimización de espacios al eliminar las áreas destinadas para archivar documentos.
Reducción de gastos administrativos relacionados con la preparación y manejo del archivo basado en papel.
Reducción de costos operativos relacionados con el manejo y distribución de espacios dedicados al archivo fiscal y/o “muerto”.

Consulta:

Reducción de gastos administrativos relacionados con la recuperación de un documento archivado en papel.
Mejora sustantiva en los procesos de servicio al cliente relacionados con aclaraciones y/o obtención de copias de facturas.
Mejora en la eficiencia de los procesos contables, de control interno y auditoría.

Recepción:

Reducción de costos de operación relacionados con la entrada de datos ligados a la recepción de productos, servicios y las facturas correspondientes.
Mejora en la eficiencia del proceso de facturas vs. productos/servicios recibidos.
Reducción de fraudes
Otros diversos

La factura electrónica también ha tenido un fuerte impacto relacionado con la protección y cuidado del medio ambiente. De acuerdo con la empresa Australiana Timbercorp, el ahorro ascendería en su conjunto a aproximadamente 129,000 árboles a 12,689 millones de litros de agua y a 1,054,210 focos de 60 watts encendidos 12 horas diarias durante un año.

Este favorable impacto en la preservación de nuestros recursos naturales es una de las razones principales por las que más de 30 países a nivel mundial han incorporado la factura electrónica como una forma ventajosa de hacer negocio.

México ha dado un paso decisivo al iniciar de forma paulatina y progresiva este nuevo esquema, estableciendo un ejemplo a seguir en la comunidad global.