De seguro en tu oficina hay un teléfono, ya sea que lo uses mucho o sólo eventualmente, es un elemento que no puede faltar. Pero hay veces que se nos olvida que en el trabajo hay que seguir cierto protocolo, esto incluye en los teléfonos.
Si no contestamos o atendemos correctamente a la persona que está del otro lado de la línea, no sólo estamos quedando mal nosotros, sino toda la empresa. Puede traer consecuencias mayores o sólo dejarlo en un mal rato, pero la verdad es que va afectando tu imagen.
Entonces lo mejor es tener claro algunos puntos cuando se contesta el teléfono, para que así se logre hacer de la mejor manera:
- Desde el principio deja claro a qué empresa y área hablan, también di tu nombre. De esta forma si hay una confusión, la persona se puede dar cuenta y rectificar su error. Si la llamada sí era para esa área, da seguridad a la persona y una buena imagen.
- Dedica toda tu atención a la persona en la línea, no intentes hacer otras actividades, porque sólo dejará claro que no estás poniendo atención a la llamada y no podrás dar la información necesaria.
- Si no sabes la respuesta que están buscando, no sólo cuelgues, sino que busca quién en la empresa los puede auxiliar.
- No los dejes esperando en línea, es de pésima educación y los predispones para que estén de mal humor.
- No pierdas la paciencia, hay muchas personas que pueden ser distraídas o groseras por teléfono, lo importante es mantener la calma en todo momento para que des una buena imagen de la empresa.
- Que no se te olvide el mensaje, anota todo lo que consideres importante de la conversación y pasa el mensaje si es necesario.
- Siempre sonríe, es verdad que ellos no te pueden ver, pero la voz cuando uno está sonriendo es más cordial y da mejor imagen.
Recuerda que por teléfono la forma de expresarte no es la misma que en persona, así que busca la mejor manera de llegar al que está en el otro lado de la línea y así lograrás dar la mejor imagen posible.
