El mundo se está moviendo a paso acelerado hacia la adopción de tecnologías y soluciones que le permitan a las empresas y a los Gobiernos hacer frente a los retos de la nueva era digital, ahora conocida como la Cuarta Revolución Industrial. El cumplimiento fiscal y el combate a la evasión de impuestos es una prioridad que ha ido tomando los primeros lugares en las Administraciones Tributarias de muchos países.

México ha sido reconocido como el país líder a nivel mundial en la adopción de la factura electrónica por el analista No. 1 en el tema de la Factura Electrónica y prácticas complementarias, el Sr. Bruno Koch.

México no se ha conformado con dar pasos certeros en la masificación de la factura electrónica, sino que ha evolucionado para impulsar la adopción del uso de Recibos de Nómina Electrónicos y desde el año 2015, los Reportes de la Contabilidad Electrónica.

Desde sus orígenes, la Contabilidad Electrónica tuvo una amplia resistencia por parte del Sector empresarial y hubo una oleada sin precedente, de amparos que buscaban tipificar a esta nueva obligación fiscal como una práctica inconstitucional y una práctica insegura.

En el segundo semestre de 2016, el Tribunal de la Suprema Corte de Justicia del país, reconoció la procedencia, constitucionalidad y legitimidad de varios instrumentos electrónicos, entre ellos, la obligación de enviar reportes de Contabilidad Electrónica al SAT.

Con el conocimiento de que la Contabilidad Electrónica es una obligación forzosa, este medio se acercó a hablar con un Asesor Fiscal, el Director General de IPS (Integral Professional Solutions), un Despacho con 29 años de experiencia en Contaduría y Asesoría Fiscal.

Álvaro Byrd Godínez, Licenciado en la carrera de Contador Público, se ha certificado desde 2010 por la Asociación Mexicana de Contadores Públicos, A.C. Cuenta con una Maestría en Impuestos en el Instituto de Especialización para Ejecutivos, donde además es candidato a obtener el grado de Doctor en Ciencias de lo Fiscal, ha participado en múltiples proyectos donde se involucra la práctica de impuestos y controles contables y es Socio y Director General de la firma IPS (Integral Professional Solutions).

Contador Byrd, ¿qué opina de la obligación de las empresas Mexicanas para presentar reportes de Contabilidad Electrónica?

Todas las organizaciones de Finanzas y Administración de todo tipo y tamaño de empresas estamos acostumbrados a presentar reportes financieros a la Dirección General, a la Corporación, a los auditores y/o a las autoridades de cada país donde operan. Los reportes de la Contabilidad Electrónica que pide el Gobierno de México es una más de estas actividades ordinarias.

Los Reportes para la Contabilidad Electrónica en México contienen información que pudiera implicar la modificación de los sistemas de información de la empresa y la carga excesiva de datos dentro de estos Sistemas, ¿está de acuerdo?

De ninguna forma. En mi carrera profesional me ha tocado trabajar con empresas que tienen diferentes ERP’s como SAP, Oracle, Aspel y Sistemas Legacy, así como herramientas de consolidación de Estados Financieros de todo tipo. Los reportes de la Contabilidad Electrónica no son otra cosa que preparar la información que requiere el SAT, extraídos de esos Sistemas Financieros con los que operan las empresas. No hay una sola razón para modificar los procesos operativos, ni la estructura de datos de los ERP’s o Sistemas empresariales. El SAT ha dado las facilidades para presentar esta información, con base en los registros disponibles en la gran mayoría de los sistemas.

Algunas empresas han optado por comprar sistemas locales de contabilidad para cumplir con esta obligación. ¿Es una opción válida?

Contar en la empresa con dos sistemas que contengan registros que son hechos en momentos y procesos diferentes con el solo propósito de cumplir con la obligación de enviar los reportes de la Contabilidad Electrónica al SAT, desde mi punto de vista es una estrategia equivocada. Es muy importante mencionar que las empresas que han seguido esta práctica, y en caso de tener inconsistencias en los dos sistemas usados, pueden caer en el supuesto de incurrir en el delito que impone sanción de 3 meses a 3 años de prisión de acuerdo con lo establecido en el artículo 111 Fracción II, del Código Fiscal Vigente.

Extraer datos del ERP para preparar un reporte, es una práctica segura, eficaz y muy diferente a llevar un doble registro de la contabilidad de la empresa. La práctica de tener dos sistemas no la considero aceptable.

¿Cuánto tiempo le lleva a su empresa preparar y enviar los reportes de Contabilidad Electrónica requeridos por el SAT?

Una vez que tenemos todos los registros en el ERP, los Reportes de Contabilidad Electrónica no nos consumen más de 45 minutos. Es importante comentar que la empresa que manejo al día de hoy, no es una empresa grande. Posiblemente tome unas 2-3 horas para una empresa corporativa.

¿Considera necesario agregar los registros de UUID y datos de las facturas en cada póliza que se emite en el Sistema empresarial o ERP?

El SAT ha dado facilidades para no invertir tiempo en llevar a cabo este tipo de registros, sin embargo, las empresas que cuenten con sistemas que les permitan tener esta funcionalidad, llevan sus registros de la manera correcta. El apoyo que un Despacho Contable puede ofrecer para enfrentar estas nuevas obligaciones es muy importante hasta lograr normalizar la preparación de estos reportes como una parte del proceso de información financiera que se tiene en las empresas de todo tamaño y de todo tipo de industria.

¿Tiene algún comentario o recomendación para sus colegas financieros en otras empresas?

Considero que no vale la pena posponer el cumplimiento de esta obligación. No hay otra opción más que cumplir con ella. En nuestro país es importante seguir fomentando la cultura del cumplimiento fiscal. Nuestra sociedad requiere dar pasos acelerados en los temas de transparencia y cumplimiento en todos los ambientes.

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Los reportes que constituyen la Contabilidad Electrónica pueden ser entregados al SAT en su formato “.zip” por medio del Buzón Tributario que cuenta con esta funcionalidad.

Estos reportes, pueden ser reforzados en su seguridad mediante la adición de un timbre fiscal que es un servicio que prestan los Proveedores Autorizados de Certificación.

A continuación, y tomando en cuenta las estadísticas publicadas por el SAT al cierre de mayo de 2017, le proporcionamos la lista y el sitio donde puede contactar a cualquiera de los 10 PAC líderes en volumen de timbres fiscales emitidos en forma acumulada a esa fecha.

Estas empresas están a su servicio en forma directa para poder timbrar sus reportes de Contabilidad Electrónica si usted así lo decide, o bien, por medio de las empresas integradoras de Soluciones asociadas a la AMITI quienes agregan a sus sistemas los Servicios de Timbrado de estas empresas (www.amiti.org.mx)

Lista de los 10 PAC líderes por volumen de CFDI timbrados en forma acumulada al 31 de mayo de 2017.

Fuente: Servicio de Administración Tributaria (SAT)

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En la actualidad, la Regla 2.8.1.6 y 2.8.1.7 de la RMF 2017 reitera esta misma obligación.

La más reciente referencia a la obligación de presentar la Contabilidad Electrónica para aquellos contribuyentes que, conforme a dichas reglas estuvieron obligados a ingresar su información contable a través del Portal del SAT, y que a la fecha que entró en vigor la RMF del 2017 no hubieran enviado su información contable correspondiente a cualquiera de los periodos comprendidos del 1 de enero de 2015 al 31 de octubre del 2016, se les dio oportunidad para enviar la información a más tardar el 30 de abril del 2017.

La Contabilidad Electrónica involucra el envío de 2 reportes en forma periódica y uno más cuando se presenta alguno de los supuestos descritos a continuación:

1. REPORTES PERIÓDICOS:

1. Catálogo de Cuentas a segundo nivel como mínimo, mapeado contra la lista de códigos agrupadores contenidos en el Anexo 24 secciones A / B publicados por el SAT.

1. Balanza de Comprobación a segundo nivel como mínimo. Que incluya saldos iniciales, movimientos del mes y saldos finales. Incluyendo todos los impuestos trasladados y retenidos en el mes que se reporta de acuerdo al Anexo 24, Sección C, publicado por el SAT.

1. REPORTE POR EXCEPCIÓN:

Las empresas que deban gestionar la devolución y/o compensación de impuestos así como los que enfrenten un acto de revisión fiscal, siempre y cuando el SAT así lo requiera, deberán entregar:

1. Reporte de Pólizas Contables. Detallando el (los) UUID de las facturas y el RFC del Contribuyente con quien se haya hecho la operación. Se tendrá la opción de entregar un reporte auxiliar de folios (UUID) y de cuentas contables de acuerdo con las especificaciones contenidas en el Anexo 24 Secciones D, E y F publicados por el SAT.

Los sistemas y herramientas de administración financiera que usan las empresas son tan diversos que la tarea para dar cumplimiento a esta obligación fiscal se ha tornado confusa y compleja para muchos contribuyentes. A continuación, algunos ejemplos:

• Las empresas Corporativas usan, por lo general, sistemas llamados ERP que pueden residir en diferentes partes del mundo por lo que cualquier modificación y/o adecuación a esos sistemas no es un trabajo fácil. Las oficinas locales han agregado funcionalidad a estos sistemas para cumplir con esta obligación, pero regularmente se requiere del apoyo de una firma consultora para su implementación lo cual genera un costo adicional que puede ser importante.
• Las empresas medianas, en su mayoría, usan sistemas administrativos nacionales que ofrecen el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica como parte funcional de las últimas versiones de estos sistemas, por lo que las empresas que deciden usar estas herramientas enfrentan el reto de actualizar sus versiones, pagar las licencias correspondientes y emprender el trabajo de implementación que se puede convertir en una carga pesada.
• Las empresas PYME tienen un rezago en la adopción de sistemas contables respaldados por un fabricante de software y pueden trabajar con sistemas legacy hechos en casa, en hojas de Excel o alguna herramienta similar, o simplemente le asignan la responsabilidad a su despacho contable quien debe encontrar la forma de apoyarlos para dar cumplimiento a esta obligación fiscal.

La realidad es que existen sistemas empresariales confiables, así como soluciones en el mercado que permiten dar cumplimiento al envío de los reportes de Contabilidad Electrónica al SAT de manera sencilla y económica. Los costos van desde menos de mil pesos, hasta proyectos que involucran servicios de consultoría y actualizaciones a los sistemas que pueden costar miles de dólares.

A continuación, algunas de las principales fuentes de Proveedores Confiables de Sistemas de Contabilidad Electrónica entre los que podrá encontrar una amplia gama de soluciones:

• Busque fabricantes de software, consultores e integradores de sistemas en el Directorio de la Asociación Mexicana de la Industria de Tecnologías de Información (AMITI) en www.amiti.org.mx También puede encontrar estas referencias siguiendo la ruta en el portal del SAT:

www.sat.gob.mx e Información e Factura Electrónica e Genera tu factura e AMITI

En este directorio encontrará empresas fabricantes de Sistemas empresariales como SAP, Oracle, Mircosoft. Empresas nacionales con soluciones muy competitivas como: Aspel, Microsip, Contpaq-i, Intelisis, Control 2000, Praxis y otras; así como empresas integradoras de soluciones como Indicium Solutions, Narancia, EDX, Edicm, Ateb y Jonima, entre otras.

• Busque Proveedores Autorizados de Certificación que tengan disponible una solución para la Contabilidad Electrónica: una Asociación que agrupa 31 de estas firmas es la Asociación Mexicana de PACs (AMEXIPAC). Su directorio está en www.amexipac.org. También puedes encontrar las referencias siguiendo la ruta en el Portal del SAT:

www.sat.gob.mx e Información e Factura Electrónica e Genera tu factura e AMEXIPAC

Algunos de los socios de esta agrupación que no han sido mencionados anteriormente son: e-Komercio, Buzón-E, Pegaso, Comercio Digital, IOFacturo, Tsys, entre otros.

• Busque en la lista completa de 79 Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) en el sitio del SAT. Siga la ruta:

www.sat.gob.mx e Información e Factura Electrónica e Proveedores Autorizados de Certificación de CFDI

• Hable con su Despacho Contable o Asesor Fiscal. Esta es una fuente confiable para evaluar las diferentes opciones disponibles.

Recomendaciones adicionales:

1. Actúe rápido. La obligación para enviar al SAT los reportes de la Contabilidad Electrónica referidos en este artículo, es REAL, existe desde enero de 2015 y está tipificada una multa por la cantidad de 5 mil a 15 mil pesos, por cada reporte no entregado tal como lo establece el artículo 82 Fracción XXXVII del Código Fiscal de la Federación vigente.

No espere a ser sancionado por la Autoridad Fiscal. Elimine este riesgo a la brevedad posible.

1. No gaste de más. Las cotizaciones de precios altos no son una garantía de ser la mejor opción. Pida referencias, consulte las opciones que sugerimos en este artículo. Hay alternativas: buenas, funcionales y económicas.
2. El recurso del “amparo” ya no es viable. No guarde esperanzas vanas. Ya existe jurisprudencia declarando la constitucionalidad de diversas normas fiscales, relacionadas con el Buzón tributario, la Contabilidad Electrónica y las Revisiones Electrónicas.

El 5 de octubre de 2016, la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación resolvió los juicios de amparo en revisión Nos. 826/2016, 827/2016, 828/2016 y 829/2016 confirmando la Tesis de Jurisprudencia en favor del Gobierno Federal.

Si tiene alguna duda o comentario sobre este artículo, puede escribirme a: maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx con gusto daré respuesta a sus mensajes.

Lic. Maricela Sánchez Velasco
Directora General
Indicium Solutions

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Los 3 reportes que constituyen la Contabilidad Electrónica son:

• Catálogo de Cuentas
• Balanza de Comprobación
• Pólizas del Periodo

A continuación, la información que corresponde a cada uno de estos reportes.

Catálogo de Cuentas:

Este reporte se debe entregar a segundo nivel excepto cuando el ERP o Sistema Administrativo no tenga la estructura por niveles. En esos casos, es aceptable entregar este reporte a primer nivel.

Un reporte de Catálogo de Cuentas a segundo nivel significa que el catálogo se debe reportar a nivel mayor y subcuenta.

A las cuentas se debe agregar su naturaleza, deudora o acreedora, y un número de código agrupador según corresponda de acuerdo con el catálogo publicado por el SAT en el Anexo 24 de la RMF 2017.

Ejemplos:

Código Agr.   Descripción                                                               Nivel     Naturaleza

102     Bancos                                                                    1            A

102.1 Cuentas en Moneda Nacional                2            A

102.2 Cuentas en Moneda Extranjera              2            A

Usando este mismo caso, dependiendo de la forma como se tenga estructurado el catálogo, podría verse el reporte de la siguiente manera

Código Agr.   Descripción                                                               Nivel     Naturaleza

102     Bancos                                                                    1         A

102.12 BBVA Bancomer MN                               2         A

102.2 Banamex USD                                         2         A

Los datos se deben expresar en formato XML siguiendo el esquema de acuerdo con las especificaciones técnicas publicadas por el SAT en el anexo aquí referido.

Se deberán agregar los datos de: versión, RFC, mes y año del mes por el cual se emita el reporte de Catálogo de Cuentas.

Una vez que se tengan en formato XML, se deben concatenar en un formato “.zip” y enviarlo al SAT por medio del Buzón Tributario en su ruta:

Servicios y Contabilidad Electrónica.

Este reporte se debe presentar cada vez que haya alguna modificación al Catálogo de Cuentas entregado por primera vez dentro del mes en que se haya hecho la modificación y que afecta en consecuencia la estructura de cuentas tanto en el catálogo como en la balanza de comprobación; por esta razón, es altamente conveniente estructurar el reporte a Segundo Nivel y evitar de esta forma que cualquier adición a las cuentas colectivas como son los clientes, proveedores, acreedores y otras de la misma naturaleza, provoquen estar haciendo envíos frecuentes al SAT.

Balanza de Comprobación:

Este reporte se debe presentar con una frecuencia mensual. Para las personas morales, dentro de los primeros TRES días del segundo mes posterior al que se está reportando. Es decir, el reporte del mes de agosto de 2017 se deberá enviar dentro de los primeros 3 días del mes de octubre del mismo año.

Para las personas físicas, el plazo de entrega se amplía a los primeros CINCO días del segundo mes posterior al que se está reportando.

La balanza de comprobación sigue los mismos criterios de estructura de un balance general y estado de resultados en conjunto. Por ello, incluye los grupos de cuentas de

• Activo
• Pasivo
• Capital
• Ingresos
• Costos
• Gastos
• Resultado integral de financiamiento
• Cuentas de orden

La balanza de comprobación se debe presentar en forma mensual, aun cuando no llegase a tener movimientos y se debe incluir un saldo inicial, los movimientos deudores, acreedores según corresponda, y un saldo final correspondiente al mes que se está reportando

Las cuentas de la balanza de comprobación deben seguir la misma identificación que se haya hecho en el catálogo de cuentas incluyendo el código agrupador según corresponda de acuerdo con el catálogo publicado por el SAT en el Anexo 24 de la RMF 2017

Los datos se deben expresar en formato XML siguiendo el esquema de acuerdo con las especificaciones técnicas publicadas por el SAT en el Anexo aquí referido.

Se deberán agregar los datos de: versión, RFC, mes y año del mes por el cual se emita el reporte de Balanza de Comprobación.

Una vez que se tengan en formato XML, se deben concatenar en un formato “.zip” y enviarlo al SAT por medio del Buzón Tributario en su ruta:

Servicios y Contabilidad Electrónica.

Ejemplo:

Código Agr.   Descripción                                  Saldo Inicial        Debe               Haber         Saldo Final

102           Bancos                               5,000,000.00   750,000.00 850,000.00     4,900,000.00

102.1        BBVA Bancomer MN        3,000,000.00              500,000.00   450,000.00   3,050,000.00

102.2        Banamex USD                 2,000,000.00              250,000.00   400,000.00   1,850,000.00

Pólizas del Periodo:

El reporte de Pólizas del Periodo se refiere a los documentos internos donde se registran las operaciones desarrolladas por el contribuyente en la que se relacionan la información y datos necesarios para su identificación. Las pólizas deberán permitir la identificación del Comprobante Fiscal asociado a la transacción.

Las pólizas del periodo no son un reporte que se tenga que entregar con una periodicidad dada, los casos en los que el contribuyente deberá entregar este reporte son los siguientes:

• En caso de que el SAT lo requiera cuando se lleva a cabo una solicitud de devolución o compensación de impuestos
• En caso de que el auditor lo solicite cuando se lleve a cabo una revisión de gabinete
• Cuando el auditor lo solicite como parte de las tareas de revisión en una visita domiciliaria
• Al efectuar una revisión al dictamen fiscal o por efectos de una revisión electrónica

Las pólizas deben de contener los detalles por transacción, cuenta, subcuenta y partida. Deben de identificarse los CFDI de la operación, los impuestos y RFC de terceros, en caso de que aplique.

La información del reporte de Pólizas del Periodo se puede simplificar mediante la emisión del reporte auxiliar de Folios de Comprobación Fiscal que relacione los CFDI emitidos en el periodo.

Los datos se deben expresar en formato XML siguiendo el esquema de acuerdo con las especificaciones técnicas publicadas por el SAT en el anexo aquí referido, específicamente en los incisos C y D.

Recomendamos revisar con detalle el Anexo 24 en sus incisos C y D por la amplitud del tipo de información que debe contener el reporte de Pólizas del Periodo. Por lo pronto, es importante mencionar que se deben agregar los datos de: versión, RFC, mes y año del mes por el cual se emita el o los reportes aquí referidos.

La información que se debe entregar al SAT como parte del reporte de Pólizas del Periodo, requiere de un análisis pormenorizado que es imposible detallar en este artículo. Lo más importante es tener la capacidad de identificar al proveedor confiable que le puede ayudar en el proceso de emisión de estos reportes.

Esta publicación le proporciona información que le permitirá identificar una amplia diversidad de empresas que cuentan con esta experiencia, mismas que pondrán a su servicio las herramientas que le permitan cumplir con estas obligaciones de una manera sencilla, expedita y económica.

Me pongo a sus órdenes para atender sus dudas. Maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

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1. Clave de producto o servicio:

   se tendrá que clasificar cada concepto a facturar con base en un catálogo con más de 50 mil claves.

2. Unidad de medida de productos y servicios: se tendrá que asignar a cada producto o servicio que se comercializa, la unidad de medida que le corresponda con base en el catálogo proporcionado.
3. RFC emisor y receptor: se debe verificar la existencia y la captura correcta del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del receptor y el tuyo. Esta validación recaerá en quien emita el CFDI y en el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
4. Tipo de comprobante: esta versión contemplará el registro de la clave con la que se identifica el tipo de CFDI y el fin administrativo que se le dará; es decir, si representará un ingreso, egreso, un traslado, nómina o pago. De acuerdo con los catálogos del SAT.
5. Método de pago: deberás hacer referencia si el CFDI está siendo pagado en su totalidad al momento de su emisión, o si será liquidado de manera diferida o en parcialidades. Del método de pago indicado dependerá que se tenga que generar o no un CFDI de Recepción de pagos con posterioridad.

6. Forma de pago: si el CFDI está siendo pagado en el momento de su emisión, en este campo tendrás que dar cuenta de la forma de pago con la que se adquirieron los bienes o de la prestación de los servicios contenidos en el comprobante.

7. CFDI relacionados: debe registrarse el folio fiscal y el tipo de relación que el comprobante guarda con respecto a otros comprobantes fiscales emitidos con anterioridad.
8. Uso o destino del CFDI: debe indicarse en el comprobante el uso que le dará el receptor (adquisición de mercancía, gasto, inversión de activo fijo, etc.).
9. Impuestos y descuentos: Cada concepto del comprobante requiere el desglose de los descuentos e impuestos involucrados.
10. Reglas para el registro de información: los comprobantes deberán cumplir con nuevas y múltiples validaciones aritméticas, de congruencia y de operación para poder ser timbrados por el PAC.

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Desde entonces, el Servicio de Administración Tributaria ha identificado diferentes problemas en el registro y presentación de la información mediante las declaraciones y facturas electrónicas.

Debido a estos problemas que encontraron, el SAT decidió actualizar el Anexo 20 en su versión 3.3, lo que permitirá tener una recolección de datos de mayor calidad, contar con información uniforme y al mismo tiempo simplificar, automatizar e integrar los procesos administrativos y fiscales de los contribuyentes.

Esta actualización engloba:

• Una nueva versión de Factura Electrónica 3.3
• Nuevo Documento de Nómina
• Nuevos Documentos de Pagos
• Cambio a la estructura del CFDI de Retenciones

Después de que el SAT realizó un diagnóstico de la estructura original de los CFDIs que se utilizan actualmente, se encontraron varios rubros que no cumplen con los requisitos que la autoridad fiscal necesita y las siguientes problemáticas:

Registro de Moneda no uniforme

Es un campo de texto libre y no cuenta con un catálogo establecido, por ello, los contribuyentes tenían la libertad de registrar el tipo de moneda utilizada en la transacción; como consecuencia se encontraron discrepancias en el llenado de la información.

Por ejemplo, en el registro de Moneda Nacional, algunos contribuyentes lo describían como “Moneda Nacional”, otros como “Pesos Mexicanos” y algunos simplemente ponían “Pesos”.

Con estas variaciones la autoridad fiscal estaba impedida a contar con información uniforme, así como un fácil manejo y control de la información.

Campos con longitudes abiertas

Las facturas electrónicas cuentan con campos abiertos, donde el contribuyente tiene que colocar el tipo de productos enajenados o bien, describir la transacción a realizar.

Muchos contribuyentes utilizan estos campos para registrar una descripción de los productos o inclusive poner el contrato entre enajenante y comprador.

Fechas no asociadas a la zona horaria

Este campo tampoco se llena de manera uniforme entre los contribuyentes, ya que algunos pueden registrar hasta la fracción de segundo en el que se está generando la factura.

Otra diferencia encontrada durante el diagnóstico de los Comprobantes Fiscales Digitales es la diferencia entre los cambios de horario y el momento de la emisión de dichas facturas. Por ejemplo, las facturas emitidas en Quintana Roo durante el horario de verano tienen una hora de diferencia con las emitidas en otros estados. Cuando los Proveedores Autorizados de Certificación reciben este tipo de facturas, podría considerarse como mal generadas por la discrepancia en el horario.

Especificación de importes con cantidades incorrectas

Actualmente las cantidades puestas en las Facturas Electrónicas no se verifican por la autoridad fiscal, lo que da como resultado importes no congruentes y errores de cálculo en los impuestos trasladados y retenidos.

RFC del receptor no está registrado con el SAT

Este punto se da más en el caso de la Nómina, ya que no se verifica si el RFC del receptor está registrado ante el Servicio de Administración Tributaria, por lo que las facturas generadas pueden estar emitidas a un destinatario inexistente.

Registro de país no uniforme

Al igual que con el registro de moneda, el registro de país también es un campo de texto libre, donde los contribuyentes tienen la libertad de registrar el nombre del país a su consideración, por lo que el asentamiento de este campo se realiza de manera irregular.

Por ejemplo, mientras que algunos contribuyentes escriben en el campo de País “México”, otros escriben “MEX” y otros “Estados Unidos de México”

Al introducir catálogos para este tipo de campos, permitirá que la autoridad fiscal cuente con información uniforme y fácil de analizar

Actualmente la Factura Electrónica más simple (la que no incluye impuestos trasladados ni retenidos), tiene para su emisión, como requisito mínimo, el registro de 17 campos; la nueva Factura Electrónica requerirá únicamente que se registren 14.

En esta nueva versión del CFDI no se exigirá información adicional a la que no se tiene actualmente en las operaciones comerciales.

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El segundo paso es que los directivos y los gerentes de las diferentes áreas, se junten y analicen su situación actual y los procesos más tardados que podrían simplificarse mediante el intercambio automático y digital de archivos.

Uno de los beneficios lo puedes tener en tu área de Recursos Humanos, donde se agilizaría el proceso de entrevistas, tendrías un mantenimiento de registros y podrías archivar los currículos y los documentos de todo tu personal.

Otro de los beneficios lo encontrarías en tu área de contabilidad, aquí podrías agilizar tus procesos de pago de facturas y llevar un mantenimiento de tus registros de forma automática. Así tendrás un mejor cumplimiento de las obligaciones fiscales y asegurarás una respuesta inmediata hacia los clientes cuando lo requieran.

Por otra parte, tu área de logística será más eficiente. Al tener todos los documentos digitalizados, el cumplimiento con las aduanas y los trámites, serán más fáciles, así como la movilidad de la mercancía.

Estos son algunos de los ejemplos que aumentarán la productividad en tu empresa, aunque los beneficios son muchísimos más.

Si quieres que tu empresa tenga un mayor retorno de inversión, que mejore el rendimiento y el cumplimiento de las obligaciones aduaneras y fiscales, necesitas adoptar la economía digital por completo.

Otros beneficios

1. Mejora tus resultados económicos

Los directivos ven el coste de inversión como uno de los principales obstáculos para tener esta transición digital, pero esta es una inversión a medio y largo plazo. En primera instancia sí es un esfuerzo financiero y de formación para la plantilla y adaptación a nuevas dinámicas de trabajo. Pero se compensa en poco tiempo, el posicionamiento, la agilidad en la respuesta a las necesidades del mercado y la renovación tecnológica, te da nuevas opciones de negocios, lo que puede reflejarse en hasta 39% de sus beneficios.

2. Aumenta la productividad

El tener tus procesos laborales digitalizados, agilizará tu toma de decisiones y facilitará tus gestiones. Algunas encuestas muestran que los empleados que han incorporado herramientas digitales a su trabajo han mejorado su nivel de satisfacción y su eficiencia en 39%.

3. Atrae el talento

Si muestras a tu compañía como una empresa adaptada a las necesidades tecnológicas de tu sector, lograrás impulsar el reconocimiento de tu marca y la convertirás en un lugar de trabajo deseado por profesionales, lo que aumentará tus opciones para atraer talento, de forma directa o indirecta.

4. Mejora tu adaptación al cambio

De acuerdo con una encuesta de Fujitsu, el 46% de los empresarios opinaron que el proceso de digitalización mejoró su capacidad de respuesta ante las exigencias del mercado, lo que la respuesta a tus clientes siempre será más eficiente y la actualización tecnológica será más sencilla.

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Por ello, la autoridad fiscal convocó a los Proveedores Autorizados de Certificación a ser parte de este nuevo sistema que permitirá y agilizará la recepción de documentos de los contribuyentes en formato digital. Asimismo, esta información se hará válida para que posteriormente se le otorgue un folio que ayudará a identificar el contenido y sellarán la información con una firma digital por parte del Servicio de Administración Tributaria. Para finalizar, el contribuyente será notificado a través de un acuse de recibo o de rechazo dependiendo el caso.

Además, las personas morales tendrán la posibilidad de fungir como Prestador de Servicios de Recepción de Documentos Digitales por medio del trámite 176/CFF. Para que sus peticiones sean consideradas, tendrán que:

• Estar al día con sus obligaciones fiscales.

• Contar con un capital suscrito y pagado de mínimo 10 millones de pesos.

• Emitir los estados financieros para efectos fiscales.

• Cumplir con la protección de datos personales de la información adquirida y conservarlos por tres meses.

• Proporcionar los acuses electrónicos.

Actualmente se está trabajando para lograr que los Proveedores Autorizados de Certificación en este año puedan ser receptores tanto de declaraciones de IVA como de contabilidad electrónica, declaraciones anuales y pagos provisionales.

Fuente: Guía Definitiva para la Contabilidad Electrónica

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¿Qué es el reparto de utilidades?

Es un derecho que tienen los trabajadores, que establece el artículo 123, apartado A, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el cual indica que “Todos los trabajadores que presten a una persona física o moral un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario, tienen derecho a participar en las utilidades de las empresas en donde laboran”.

¿Quién tiene derecho al reparto de utilidades?

Todos los trabajadores que laboran al servicio de un patrón tienen derecho al reparto de utilidades. Sin embargo, de acuerdo a la legislación laboral, el esquema no aplica para:

• Los trabajadores que hayan laborado menos de 60 días durante el ejercicio fiscal correspondiente
• Trabajadores domésticos
• Directores, administradores y gerentes generales de las empresas
• Socios o accionistas de las empresas
• Quienes presten sus servicios mediante el pago de honorarios sin que exista una relación de trabajo subordinada con un patrón

¿Qué empresas están exentas de este pago?

Se exenta del reparto de utilidad a empresas de nueva creación durante su primer año de funcionamiento, al IMSS e instituciones públicas descentralizadas con fines culturales, asistenciales o de beneficencia.

¿Cómo se calcula?

Los trabajadores participarán en las utilidades del patrón de conformidad con el porcentaje que determine la Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas, el cual a la fecha equivale al 10% de las utilidades netas. La utilidad repartible se dividirá en dos partes iguales:

1. La primera se repartirá por igual entre todos los colaboradores, tomando en consideración el número de días trabajados por cada uno en el año, independientemente de su salario.
2. La segunda parte se repartirá en proporción al monto de los salarios devengados por el trabajo prestado durante el año. En esta situación se considera como salario la cantidad que el colaborador percibe en efectivo por cuota diaria. Cuando la retribución sea variable, se toma como salario el promedio de las percepciones obtenidas en el año.

En el caso particular de los trabajadores de confianza que no sean directores, administradores ni gerentes generales, si su salario es superior al del trabajador sindicalizado de más alto salario, se considerará este salario aumentado en un 20%, como salario máximo.

Para los colaboradores al servicio de una sola persona física, el monto de las utilidades no podrá exceder de un mes de salario. 

¿Cuándo deben pagarse?

La Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo (Profedet) recomienda a las empresas realizar el pago a sus colaboradores entre el 1 de abril al 30 de mayo, mientras que las personas físicas del 1 de mayo al 29 de junio. Sin embargo, el pago puede efectuarse dentro de los 60 días siguientes de haber presentado la declaración anual aun cuando esté en trámite.

¿Qué plazo tienen los trabajadores para cobrar las utilidades?

El colaborador tiene un año de plazo, a partir de la fecha de entrega, para cobrar sus utilidades, sin importar si ya no trabaja ahí o si su contrato fue por obra o tiempo determinado y puede acudir a la Profedet para recibir asesoría gratuita.

Fuente: Profedet

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Es por ello que la digitalización de documentos es la estrategia más importante que las empresas deben adoptar para poder competir en esta era de negocios digitales.

Para saber si tu negocio está preparado para hacer ese salto a la era digital, deberás saber las carencias que tiene tu empresa y saber los beneficios que te dará la digitalización en tu situación actual.

Si tienes todos o la mayoría de tus archivos o documentos indispensables en papel, te has preguntado que, en caso de tener una auditoría ¿podrías encontrar todos los documentos necesarios en cuestión de segundos? También ponte a pensar, si ocurre un desastre natural, ¿tu estrategia actual respaldaría tu negocio?

Por estas razones y más, deberás dar el salto a la era digital y así reducir costos y cumplir con las expectativas de tus clientes y socios.

En México, la mayoría de las empresas siguen teniendo sus documentos en papel, pero con todos los avances tecnológicos, es cada vez más difícil que se separe el mundo físico del virtual, así que es urgente que las empresas se adecuen a esta evolución lo antes posible.

Las empresas mexicanas deben asimilar que las aplicaciones empresariales facilitan el intercambio de información y documentos, lo que mejorará las relaciones con los socios comerciales, las interacciones y al necesitar hacer cambios a estos documentos, lo podrán hacer desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo y en tiempo real.

Además de las facilidades que te dará adentrarte en el mundo digital, también debes tener en cuenta que para cumplir con los altos estándares y reglamentos de las autoridades en cuanto a seguridad, los métodos antiguos son insuficientes y caóticos.

Así que es momento para convertir a tu empresa en pionera de innovación y comenzar a reemplazar los métodos obsoletos y adoptar la tecnología lo antes posible para comenzar a disfrutar de sus beneficios.

Aunque estemos viviendo en un mundo digitalizado, las percepciones son inciertas y no se tiene una idea clara de qué se debe hacer o cómo hacerlo. Una encuesta de Accenture, llamada CEO-Briefing Competing in a Digital World, preguntó a un grupo de empresarios su opinión sobre la digitalización, el 52% espera una transformación completa en su industria, donde el beneficio sería maximizar la eficiencia de las operaciones y mejorar la experiencia de los clientes.

Los empresarios y jefes de negocios, deben concentrarse más en los ahorros que podrían tener a partir de la digitalización de las empresas, en vez de sus ganancias y el retorno de inversión que tendrán al implementar esta estrategia.

Dicha encuesta también arrojó que es muy importante mejorar la eficiencia de las operaciones, lo que se lograría digitalizando los documentos.

La mayoría de empresarios no aplican esta estrategia debido a que tienen desconocimientos en su implementación y no cuentan con el personal adecuado o recursos necesarios para llevarlo de manera exitosa, pero más que ver esto como un obstáculo, deben tener en cuenta que es un elemento esencial el cual entregará grandes resultados a largo plazo.

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