El Código Fiscal de la Federación en su Artículo 38, Fracción IV, establece que, mensualmente, los contribuyentes deberán ingresar su información contable a través de la página de internet del Servicio de Administración Tributaria, esto se deberá hacer conforme a las reglas emitidas para tal efecto.

Se deberá enviar a través del Buzón Tributario, pero para hacerlo correctamente, primero se debe de saber con qué periodicidad y cuáles son los plazos para mandarlo. Todo depende del tipo de contribuyente, así se verá la periodicidad, pero también la obligación.

*Tabla obtenida de la Guía Definitiva para la Contabilidad Electrónica

Para los plazos del envío de contabilidad mensual a través del Buzón Tributario. Se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

• Para el envío de catálogo de cuentas:
  • Se tiene que enviar por primera vez cuando se entregue la balanza de comprobación.
  • Cuando se hagan modificaciones en el catálogo, se debe de enviar a más tardar con la balanza de comprobación de ese mes.
• Para la balanza de comprobación mensual:
  • Para las personas morales, se debe de enviar a más tardar en los primeros tres días pasando el segundo mes al que corresponde la información.
  • Para las personas físicas, se debe de enviar a más tardar en los primeros cinco días pasando el segundo mes al que corresponde la información.
  • Si son contribuyentes emisores de valores que cotizan en la bolsa de valores concesionados, se enviará la información por cada trimestre:

• Para personas morales y físicas dedicadas a las actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca con pagos provisionales semestrales, se deberá enviar de forma semestral a más tardar dentro de los tres y cinco primeros días del segundo mes posterior al último mes reportado en el semestre.
• Para la balanza de comprobación anual:
  • Para personas morales, se deberá enviar a más tardar el 20 de abril del año siguiente al ejercicio que corresponda.
  • Para personas físicas, se deberá enviar a más tardar el 22 de mayo del año siguiente al ejercicio que corresponda.

Es importante seguir las normativas para presentar los datos correspondientes ante el Sistema de Atención Tributaria, de esta manera se podrá tener todo en control y cumplir con la ley.

Fuente: Guía Definitiva para la Contabilidad Electrónica

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Actualmente, el Código Fiscal de la Federación menciona que los registros y asientos que integran la contabilidad serán llevados de manera electrónica, con las especificaciones del Reglamento del Código y las disposiciones del Servicio de Atención Tributaria. Toda esta información se encuentra en el artículo 28 del código en su fracción III.

La regla Miscelánea 2016 2.8.1.5. establece que el formato en el cual se generarán los archivos será XML, los cuales se ingresarán de manera mensual a través de la página de internet del SAT, www.sat.gob.mx, y serán requeridos para aquellos que están obligados a llevar contabilidad, sin incluir a los contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), también lo tendrán que hacer los que obtengan ingresos por honorarios o por arrendamiento y que registran sus operaciones en “Mis cuentas” en el módulo de contabilidad.

Todo aquel archivo que se presente en el formato XML deberá contener los siguientes elementos: catálogo de cuentas, balanza de comprobación, pólizas y auxiliares, auxiliar de folios y auxiliares de cuentas o subcuentas. A continuación se explicara más detalladamente cada uno.

El primero es el catálogo de cuentas, que tiene que cumplir con un campo que contenga el código agrupador de cuentas del SAT. Tendrá que ser enviado a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel, exceptuando a los contribuyentes que generen en su catálogo de cuentas solamente cuentas de nivel mayor.

En segundo lugar, está la balanza de comprobación, que tiene que tener las siguientes características:

• Incluir saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas las cuentas de activo, pasivo, capital resultados y cuentas de orden.
• Tienen que tener de manera que se pueda identificar los saldos de:
  • Impuestos por cobrar y pagar
  • Impuestos trasladados efectivamente cobrados
  • Impuestos acreditables efectivamente pagados
• Incluir información de ajustes en balanza de cierre para efectos fiscales.
• Al igual que el catálogo de cuentas, tendrá que ser enviado a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel, exceptuando a los contribuyentes que generen en su catálogo de cuentas solamente cuentas de nivel mayor.

Las pólizas y auxiliares de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel también tienen características específicas con las que se tiene que cumplir:

• Distinguir en cada póliza los folios fiscales de los comprobantes que soporten la operación.
• En cuanto a los registros contables que los contribuyentes realicen, deben de incluir el nivel de detalle.
• Debe de permitir que se identifique la forma de pago.
• También se debe de permitir que se reconozcan distintas contribuciones, cuotas y tasas.
• Si es una operación relacionada con un tercero, se deberá incluir el RFC de éste.

Siguiendo con el contenido del archivo, está el auxiliar de folios, el cual se refiere al reporte que se presenta cuando los folios de los CFDIs no pueden ser integrados en las pólizas. En el reporte que se adjunta se tiene que incluir la fecha y referencia de la póliza que soporta, para que así se pueda identificar, así como los métodos de pago y la información específica de los comprobantes nacionales y extranjeros.

Como último elemento, se deben de poner los auxiliares de cuenta, que detallan todos los movimientos de las cuentas y subcuentas. Es necesario enviarlo por si se requieren distintos trámites, como una devolución.

Es importante seguir todas las características pedidas, para que así el documento sea entregado correctamente y se pueda lograr la contabilidad electrónica.

Fuente: Guía Definitiva para la Contabilidad Electrónica

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