Por ello, la autoridad fiscal convocó a los Proveedores Autorizados de Certificación a ser parte de este nuevo sistema que permitirá y agilizará la recepción de documentos de los contribuyentes en formato digital. Asimismo, esta información se hará válida para que posteriormente se le otorgue un folio que ayudará a identificar el contenido y sellarán la información con una firma digital por parte del Servicio de Administración Tributaria. Para finalizar, el contribuyente será notificado a través de un acuse de recibo o de rechazo dependiendo el caso.

Además, las personas morales tendrán la posibilidad de fungir como Prestador de Servicios de Recepción de Documentos Digitales por medio del trámite 176/CFF. Para que sus peticiones sean consideradas, tendrán que:

• Estar al día con sus obligaciones fiscales.
• Contar con un capital suscrito y pagado de mínimo 10 millones de pesos.
• Emitir los estados financieros para efectos fiscales.
• Cumplir con la protección de datos personales de la información adquirida y conservarlos por tres meses.
• Proporcionar los acuses electrónicos.

Actualmente se está trabajando para lograr que los Proveedores Autorizados de Certificación en este año puedan ser receptores tanto de declaraciones de IVA como de contabilidad electrónica, declaraciones anuales y pagos provisionales.

Fuente: Guía Definitiva para la Contabilidad Electrónica

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El Código Fiscal de la Federación en su Artículo 38, Fracción IV, establece que, mensualmente, los contribuyentes deberán ingresar su información contable a través de la página de internet del Servicio de Administración Tributaria, esto se deberá hacer conforme a las reglas emitidas para tal efecto.

Se deberá enviar a través del Buzón Tributario, pero para hacerlo correctamente, primero se debe de saber con qué periodicidad y cuáles son los plazos para mandarlo. Todo depende del tipo de contribuyente, así se verá la periodicidad, pero también la obligación.

*Tabla obtenida de la Guía Definitiva para la Contabilidad Electrónica

Para los plazos del envío de contabilidad mensual a través del Buzón Tributario. Se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

• Para el envío de catálogo de cuentas:
  • Se tiene que enviar por primera vez cuando se entregue la balanza de comprobación.
  • Cuando se hagan modificaciones en el catálogo, se debe de enviar a más tardar con la balanza de comprobación de ese mes.
• Para la balanza de comprobación mensual:
  • Para las personas morales, se debe de enviar a más tardar en los primeros tres días pasando el segundo mes al que corresponde la información.
  • Para las personas físicas, se debe de enviar a más tardar en los primeros cinco días pasando el segundo mes al que corresponde la información.
  • Si son contribuyentes emisores de valores que cotizan en la bolsa de valores concesionados, se enviará la información por cada trimestre:

• Para personas morales y físicas dedicadas a las actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca con pagos provisionales semestrales, se deberá enviar de forma semestral a más tardar dentro de los tres y cinco primeros días del segundo mes posterior al último mes reportado en el semestre.
• Para la balanza de comprobación anual:
  • Para personas morales, se deberá enviar a más tardar el 20 de abril del año siguiente al ejercicio que corresponda.
  • Para personas físicas, se deberá enviar a más tardar el 22 de mayo del año siguiente al ejercicio que corresponda.

Es importante seguir las normativas para presentar los datos correspondientes ante el Sistema de Atención Tributaria, de esta manera se podrá tener todo en control y cumplir con la ley.

Fuente: Guía Definitiva para la Contabilidad Electrónica

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Desde las declaraciones de impuestos hasta la Contabilidad Electrónica, el CFDI ayuda a presentar oportunamente y de manera completa para evitar multas o sanciones. Desde el 2011, la Factura Electrónica se convirtió en una obligación para todos nosotros como contribuyentes. Negocios grandes, micro y pequeños, Personas Físicas con actividad empresarial y profesionistas independientes. Sin distinción de ingresos y giro debemos emitir facturas electrónicas (CFDI) por nuestras actividades de compra y venta.

Incluso, la Factura Electrónica es pieza fundamental para cumplir con otras disposiciones fiscales. Si pensamos en las declaraciones de impuestos, contar con cada una de nuestras facturas facilita su preparación y elaboración: en el caso de los ingresos, acumularlos y calcular el ISR; y los gastos, promover su deducción.

El SAT, si lo determina, puede solicitar nuestras facturas para confirmar la información presentada y asegurar la deducción.

Respecto a la Contabilidad Electrónica, que a partir de enero 2016 también es obligatoria para todos los contribuyentes, la Factura Electrónica nos ayuda a cumplir en tiempo y forma.

El primer paso consiste en tener las facturas electrónicas que emitimos y recibimos por parte de los proveedores. Solo así, estaremos seguros de contar con la información completa para generar los archivos XML del Catálogo de cuentas y las Balanzas de comprobación; requisitos de la Contabilidad Electrónica.

El segundo paso consiste en relacionar cada una de las facturas electrónicas a las pólizas y movimientos contables, identificando el UUID de los comprobantes y el método de pago. Según la cantidad de operaciones, este proceso puede demandar el mayor tiempo y esfuerzo en los Departamentos Contables; y simplemente no podemos dejar de hacerlo.

Al entregar la Contabilidad Electrónica a través del Buzón Tributario, el SAT desea saber a quién se le pago y ésta es una forma de cruzar información: cuánto dinero salió, a dónde se fue y quién lo recibió. De ahí, la importancia de entregar oportunamente tu Catálogo y Balanzas en formato XML y así evitar multas que oscilan entre los cinco mil y 15 mil pesos por no cumplir.

Quienes ya estén utilizando la Factura Electrónica, lo tendrán más fácil; puesto que será un gran aliado para cumplir con los nuevos requisitos tributarios debido a la necesidad de inmediatez en la respuesta y la cantidad de información a suministrar.

De acuerdo con datos del Servicio de Administración Tributaria (SAT), el acumulado de facturas electrónicas hasta junio de 2015 es de 17,456,112,032. Incluso, el organismo destaca que en promedio el número de facturas de este tipo que se emiten a diario es de 14 millones.

Hoy en día, la gama de comprobantes fiscales digitales (CFDI) se ha diversificado. En la actualidad, cualquier documento en el que conste una retención de impuestos tiene que revestir la forma de un documento digital. Tal es el caso de los comprobantes de nómina que, hasta 2013, los patrones entregaban a sus trabajadores en papel, en el que se consignaba el monto del impuesto sobre la renta retenido al trabajador.

A partir de 2014, el recibo de nómina de sueldos y salarios es una factura electrónica que conjuga requisitos fiscales y requisitos previstos en las disposiciones laborales.

Un ejemplo más es el comprobante de retenciones e información de pagos y los estados de cuenta bancarios emitidos a contribuyentes por los actos en los que se efectúe una retención de impuestos, que actualmente deben ser archivos electrónicos generados como documentos digitales (CFDI).

El objetivo de hoy no sólo es integrar procesos, estamos en el umbral del cambio y ahora se trata de digitalizar la empresa, tal y como ha sucedido con otros ejemplos.

El poder de la Factura Electrónica:

Ventajas empresariales al aprovechar su uso:

• Evita la doble captura, integra procesos y es más productivo.

• El XML ayuda a organizar y clasificar nuestros datos y son fáciles de validar, verificar.

Gestión dela Factura Electrónica:

La clave de inicio para procesar tu información

Aspectos clave para llevar a cabo una gestión adecuada:

• Recuperar

• Validar

• Almacenar

• Identificar duplicados

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¿A partir de qué periodo o momento se deberá entregar el catálogo de cuentas y balanza de comprobación?
Depende de cada situación, la información se enviará a partir de los siguientes periodos:

Fundamento legal: Resolutivo Tercero de la Séptima Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014.

¿A qué nivel deben enviarse el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación?

El catálogo de cuentas y la balanza de comprobación como mínimo deberán enviarse a dos niveles (cuenta mayor y subcuenta a primer nivel), excepto cuando los contribuyentes en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor, éste deberá asociarse a nivel de subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT.

Fundamento legal: Regla 2.8.1.4. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2015.

En el caso de que tribute en el régimen de arrendamiento y no lleve ni utilice la herramienta Mis cuentas, ¿se debe enviar la información contable (Catálogos de cuentas y Balanzas de comprobación)?

Sí, está obligado a enviar la información contable en archivos electrónicos (XML).

Fundamento legal: Reglas 2.8.1.4. y 2.8.1.5., de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2015.

En el caso de que tribute en el régimen de actividad profesional y no lleve ni utilice la herramienta Mis cuentas, ¿se debe enviar la información contable (Catálogos de cuentas y Balanzas de comprobación)?

Sí, está obligado a enviar la información contable en archivos electrónicos (XML).

Fundamento legal: Reglas 2.8.1.4. y 2.8.1.5., de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2015.

Para más información, visita

http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/contabilidad_electronica_preguntas.aspx

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Este nuevo esquema permite a las compañías tener un mejor control de sus negocios; sin embargo, aún existen dudas acerca de cómo implementarlo de forma exitosa. Por ello, Gilberto Sánchez Vázquez, director general de Aspel, nos explica cómo cumplir con los requerimientos del SAT de manera sencilla, eficiente y en tiempo.

Contar con un software de contabilidad electrónica es imprescindible, ya que realizar el proceso de forma manual genera duplicidad en esfuerzos, afectando la precisión de la información, lo que conlleva un riesgo alto en el incumplimiento de esta disposición, comentó el directivo.

El sistema que elijan debe tener la capacidad de conectar las operaciones contables con las de las distintas áreas del negocio, asegurando su claridad, así como de generar automáticamente los documentos con todos los requisitos establecidos para luego ser enviados al SAT.

Aspel, empresa que desarrolla soluciones tecnológicas para las Pymes, ofrece diferentes opciones de software que se adaptan a las necesidades de cada cliente. Para la contabilidad electrónica, cuenta con Aspel-COI, el Sistema de Contabilidad Integral que está preparado para cubrir todos los requerimientos de la autoridad fiscal.

Otra de las distintas ventajas que brinda Aspel-COI es proporcionar reportes y estadísticas de la situación financiera del negocio, con lo que se podrán tomar decisiones oportunas a corto, mediano y largo plazo.

Los sistemas Aspel facilitan el conocimiento profundo de las operaciones de la empresa y automatizan los procesos del negocio, volviendo más eficiente la administración y permitiendo a los empresarios desarrollar estrategias a favor del crecimiento de su compañía.

Finalmente, Sánchez Vázquez señaló que de no cumplir con la contabilidad electrónica, el contribuyente puede hacerse acreedor a sanciones. Para evitarlo, recomienda estar preparado con herramientas tecnológicas que faciliten esta transición y no dejarlo para el último momento, ya que la captura de la información requerida toma tiempo.

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