Más de 200 mil contribuyentes deberán migrar del esquema CFD a CFDI en los siguientes  6 meses.  Estos son los pasos para llevar a cabo una migración controlada y segura.

El 30 de mayo de 2013, el SAT publicó en el Diario Oficial de la Federación la Segunda Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2013. En estas modificaciones se anuncia la consolidación del esquema de emisión de facturas electrónicas conocido como CFD al esquema de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet conocido como CFDI.

*En al artículo décimo tercero de la referida Resolución de Modificaciones a la RMF 2013, se cita textualmente:

El plazo para llevar a cabo esta migración vence el 31 de Diciembre de 2013.

Por ello, los más de 200 mil contribuyentes que emiten CFD actualmente y que en números absolutos representan 60% de la emisión total de facturas electrónicas en México, deberán de adoptar el esquema de CFDI a más tardar el 31 de diciembre de este año.

A continuación presentamos una guía práctica para llevar a cabo dicha migración:

1. Actualización del esquema CFD a CFDI.-  Si usted o su empresa emite CFD, está utilizando el esquema CFD V2.2 del Anexo 20.  El primer paso que deberá llevar a cabo, es actualizar dicho esquema a CFDI V3.2 del referido Anexo 20.
2. Actualización de expresión impresa.-  A la expresión impresa de sus facturas bajo el esquema CFDI le deberá agregar los siguientes elementos:
   1. UUID o Folio Fiscal.-  Identificador único de su Comprobante Fiscal Digital por Internet que le proporcionará su proveedor,  quien a su vez lo obtendrá de un PAC.
   2. Sello del SAT.-  Además del Sello Digital que aplica a su CFDI, deberá agregar el “Sello del SAT” que le proporcionará su proveedor, quien a su vez deberá obtenerlo de un PAC.
   3. Número de Serie del certificado del SAT que le proporcionará su proveedor quien a su vez lo deberá obtener de un PAC.
   4. Fecha y hora de certificación.-  Para que sus facturas electrónicas sean válidas, deben ser timbradas fiscalmente por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) quién le proporcionará a su proveedor la fecha y hora de certificación.
   5. Código de barras.- Un código de barras bidimensional que deberá conformar con los datos de su CFDI bajo las reglas establecidas en el Anexo 20.
   6. Cadena Original CFDI.- Se deberá agregar a su comprobante la cadena original del complemento de certificación digital del SAT que le proporcionará su proveedor quien a su vez deberá obtenerla de un PAC autorizado por el SAT.
   7. Actualización de leyenda.-  La leyenda de sus facturas electrónicas deberá actualizarse para que diga:  “Este documento es una representación impresa de un CFDI”.
   8. Eliminar la Cédula Fiscal.- Algunas empresas agregaron al diseño de sus expresiones impresas la imagen de su cédula fiscal.  Este es el mejor momento de remover ese elemento que no es requerido por la factura electrónica.
   9. Addendas.-   Las Addendas comerciales deberán agregarse al CFDI UNA VEZ que hayan sido timbradas por un PAC.  Estos complementos comerciales no son objetos de certificación por parte del SAT pero son indispensables para llevar a cabo el intercambio comercial con algunas empresas que son grandes receptores de facturas electrónicas.

1. Una de las obligaciones para emitir CFD es presentar un reporte mensual al SAT con los detalles de las facturas electrónicas emitidas de acuerdo a las especificaciones del Anexo 20.  Este reporte ya no será necesario remitirlo al SAT una vez que haya hecho su migración al esquema de CFDI.
2. Otras de las obligaciones para emitir CFD consiste en la obtención de Series y Folios a las cuales se asocia un No. de Autorización.  Este instrumento ya no será necesario gestionarlo ante el SAT una vez que haya hecho la transición a CFDI.

Le recomendamos mantener la administración interna de sus series y folios lo cual permitirá una forma rápida de sus facturas electrónicas. El UUID o folio fiscal es una cadena de 36 caracteres que es muy impráctica para efectos de consultas internas.

1. Tampoco es necesario reportar al SAT las series y/o folios no utilizados.- Una vez que haya hecho la migración al esquema de CFDI, no se preocupe por reportar las series y folios que no haya utilizado.  Este requerimiento es totalmente innecesario.
2. Timbre Fiscal.- Las facturas electrónicas emitidas bajo el esquema de CFDI, requieren del “timbre fiscal” emitido por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) el cual tiene un costo por cada documento timbrado. El costo del “timbre fiscal” dependerá mucho de los volúmenes de facturas que emita y del PAC que contrate. Consulte con su integrador de sistemas, ellos son especialistas en el tema y le brindarán la orientación que necesita.

Si su empresa ha experimentado problemas con el servicio y/o la funcionalidad de su actual sistema de facturación electrónica, no dude en aprovechar esta coyuntura para buscar un proveedor y/o una solución más confiable. Las opciones son amplias y diversas:

• Un fabricante de Sistemas de Software empresarial (SAP, Oracle, Microsoft, Aspel, Microsip, Praxis, Control 2000, Contpaqi por mencionar algunos).
• Un fabricante de software especializado para un segmento de la industria (hospitales, clínicas, laboratorios médicos, agencias automotrices, clubes deportivos, por mencionar algunos).
• Un integrador de sistemas de factura electrónica que le brindará la asesoría y servicios en sitio para hacer frente a estos importantes cambios.
• Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que son las entidades autorizadas por el SAT para emitir “timbres fiscales”.
• Las soluciones gratuitas del SAT y/o de los PAC disponibles en el mercado.

Le recomendamos tomar pronta acción, la cantidad de proyectos de migración de CFD a CFDI son considerables.

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Los recientes cambios fiscales aplicables a los esquemas de facturación publicados por el SAT el pasado 31 de mayo, van más allá de la migración de CFD a CFDI o bien de tener que abandonar la factura en papel (CBB) y adoptar la facturación electrónica (CFDI).

A continuación le proporcionamos algunas de las consideraciones más importantes que deberá tomar en cuenta dependiendo de cómo lleva a cabo su facturación el día de hoy en su empresa:

a)    Empresas que emiten CFD

b)    Empresas que emiten CFDI

c)    Empresas que emiten facturas en papel (CBB)

Empresas que emiten CFD y factura en papel (CBB).- Los emisores de facturas electrónicas por medios propios y los que emiten facturas en papel (CBB), además de las recomendaciones que proporcionamos en los artículos “Migración segura de CFD a CFDI” y “Presente y Futuro de las facturas en papel”,  publicados en este suplemento, deberán de tomar en cuenta lo siguiente:

• Ya no podrán hacer re-procesos.- Es innegable que una cantidad importante de emisores de CFD, ha recurrido ocasional o frecuentemente a prácticas de re-proceso. El tiempo transcurrido entre el momento en que se lleva a cabo una transacción y la fecha límite para el envío del reporte mensual de uso de folios al SAT, ha dado pie a esta indebida práctica de “no pasa nada si reproceso mis facturas”.  En el momento que migre su sistema para emitir CFDI, sus facturas emitidas llegarán a las manos del SAT en un período no mayor a 72 Horas.
• Cancelaciones.-  Las mejores prácticas contables indican que la mejor manera de “reversar” una operación de facturación es mediante la emisión de una nota de crédito, sin embargo, debido a que la base para pago de ISR se hace sobre los montos facturados sin incluir notas de crédito, un número importante de contribuyentes ha recurrido a los procesos de cancelación de los CFD emitidos. Cuando migre su sistema a emitir CFDI, para llevar a cabo una cancelación deberá utilizar los servicios manuales del portal del SAT o bien, asegurar que su proveedor de timbrado cuenta con esta funcionalidad en sus sistemas. Todos los PAC deberían tener habilitado este servicio pero es una realidad que una cantidad importante de PAC no cumple con este requerimiento. Tome en cuenta que su transacción de cancelación llegará a las manos del SAT en un período no mayor a 72 horas.
• Fecha de emisión y de timbrado.- Bajo el esquema de emisión de CFD, se generalizó la práctica de emitir facturas electrónicas con una marca de tiempo distinta a la fecha real de emisión. Esta práctica se hizo muy socorrida con los emisores de Estados de Cuenta en particular. Bajo el esquema de CFDI, no deben haber transcurrido más de 72 horas entre la fecha y hora que se emite un comprobante y la fecha y hora en que se timbra. Algunos PAC han establecido la política de no timbrar las transacciones que tengan una diferencia mayor a 12 horas entre la fecha de creación/emisión y la fecha en que se solicita el timbrado. Esta realidad obligará a muchas empresas a redefinir sus procesos de emisión de facturas y/o estados de cuenta electrónicos.
• Guardar folios para el cierre.- La indebida práctica de “guardar algunos folios para el cierre” a fin de responder a la solicitud de algún(os) cliente (s) y/o para “balancear el pago de impuestos”, será erradicada con la adopción del esquema de CFDI. Las facturas emitidas deberán ser timbradas y enviadas al SAT en un período no mayor a 72 Horas.

Empresas que emiten CFDI.- Las empresas emisoras de CFDI no están exentas de verse afectadas con las nuevas regulaciones fiscales, sobre todo por el mal servicio que prestan algunos Proveedores de Servicio Autorizado (PAC). El tema es que los cambios van a obligar a los 222,609 emisores de CFD y a aproximadamente un millón de emisores de facturas en papel (CBB) a adoptar el esquema de CFDI. En consecuencia, los PAC van a ser sometidos a un nivel de demanda considerablemente mayor. Por ésta razón, si su PAC actual le ha brindado servicios deficientes, la única expectativa real es que su nivel de servicio se deteriore aún más.

Las múltiples ofertas y campañas, así como el desconocimiento de qué criterios seguir para elegir una buena solución, han causado que un número importante de empresas estén sufriendo por haber hecho una mala elección.

Si éste es su caso, le recomendamos tomar acción inmediata para llevar a cabo el reemplazo de su proveedor.

Para que no cometa un segundo error al cambiar de proveedor, siga estas sencillas recomendaciones:

1. Revise su contrato actual y defina los pasos a seguir para notificar la cancelación del servicio en cuanto tenga uno que satisfaga sus requerimientos.
2. No se limite a buscar en la lista de PAC’s listados en el portal del SAT.  Los PAC son los únicos autorizados para “timbrar” las facturas emitidas pero no para hacerse cargo del proceso de emisión en sí. Busque con los proveedores de software y/o integradores soluciones (hay más de 250 empresas integradoras) que respondan a sus requerimientos. Ellos le resolverán el tema del “timbrado” por la conectividad que ya tienen con esas empresas.
3. Compare los siguientes criterios:
   1. Referencias. Llame y pregunte qué tan contento están los clientes actuales que usan los servicios del proveedor que está usted considerando adoptar.
   2. Niveles de servicio. No se conforme con ver la propuesta solamente, asegúrese que su proveedor se compromete con su satisfacción de una forma medible y de manera contractual. No se olvide incluir una cláusula de salida en caso que el servicio sea deficiente.
   3. Costo. La solución más cara o más barata no es necesariamente la mejor. Busque que la calidad del sistema que le ofrecen corresponde al costo que su empresa puede y está dispuesta a pagar.
   4. Volumen. Los sistemas “uni-talla” lo van a decepcionar. Busque un proveedor que tenga soluciones distintas y experiencia, implementando sistemas que respondan a diferentes volúmenes de facturación.

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El 31 de mayo el Servicio de Administración Tributaria (SAT) informó que a partir del 1 de enero de 2014, todos los contribuyentes que utilizan el esquema de Comprobante Fiscal Digital (CFD) deberán utilizar el esquema de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) para la emisión de sus facturas electrónicas.

A partir de 2014 los contribuyentes con ingresos superiores a 250 mil pesos en el año, deberán utilizar el esquema de CFDI para la emisión de sus facturas electrónicas, anteriormente, esta disposición era para empresas o personas físicas con ingresos mayores a los 4 millones de pesos.

Incluso los contribuyentes que inicien sus actividades a partir del 1 de enero de 2014 deberán utilizar CFDI, aunque estimen un ingreso igual o menor a 250 mil pesos.

En la actualidad, todos los contribuyentes pueden adoptar la facturación electrónica, con independencia del nivel de ingresos que reporten, sin embargo a partir de enero de 2014 únicamente los que tengan ingresos menores o iguales a 250 mil pesos, podrán seguir utilizando facturas en papel, también llamados CBB´s, que son los comprobantes fiscales con Código de Barras Bidimensional.

Desde 2004, el Servicio de Administración Tributaria ha ido transitando de manera gradual al uso generalizado de la facturación electrónica. El proceso de simplificación ha eliminado la facturación en papel a través de un impresor autorizado, que estuvo vigente hasta 31 de diciembre de 2012 y ahora el Comprobante Fiscal Digital, actualmente vigente, quedará eliminado el 31 de diciembre de 2013.
Por otra parte, la modalidad de facturación a través de los comprobantes fiscales con CBB, quedará acotada a partir del próximo año únicamente para los contribuyentes que perciben menos de 250 mil pesos al año.
En general, la facturación electrónica tiene un efecto favorable en la eficacia de los procesos internos:

Capital Humano

• ⎫ Reduce la carga administrativa de los operadores y las tareas de mensajería para hacer llegar al cliente las facturas.
• ⎫ Facilita la resolución de conflictos relacionados con posibles errores en los datos de los clientes.
• ⎫ Permite actualizar y desarrollar habilidades en el uso de las tecnologías, lo cual motiva al personal a digitalizar otros documentos a través de un software reconocido.
• ⎫ Crea conciencia en torno al cuidado del medio ambiente, pues hace frente a las necesidades en materia de facturación sin utilizar el papel de forma indiscriminada.

Logística

• ⎫ Permite emitir y enviar las facturas a los clientes en cuestión de segundos.
• ⎫ Reduce los retrasos en el tiempo de cobranza (pues evita los pretextos para programar los pagos).
• ⎫ Genera archivos automatizados que sirven de apoyo a la gestión documental y agilizan las tareas de búsqueda y recuperación de un documento de forma electrónica.
• ⎫ Facilita los procesos de auditoría.
• ⎫ Optimiza el uso de espacios.

Cliente

• ⎫ Recibe la factura en su cuenta de correo electrónico en unos minutos.
• ⎫ Obtiene mayor seguridad que con los comprobantes impresos, ya que las facturas electrónicas no se pueden duplicar ni falsificar.
• ⎫ Se reducen los procesos.
• ⎫ Mejora la imagen de la empresa ante sus ojos, pues, disfruta los beneficios de un proceso moderno, ecológico y eficiente.

Los últimos datos del SAT arrojan que hoy 2.5 millones de contribuyentes están bajo el esquema de facturación de CBB, sin embargo, con la reducción en los límites de ingreso, la mayoría de ellos estarán obligados a emitir facturas electrónicas.
Con estos cambios, una parte de los contribuyentes que a finales de 2012 corrieron a sustituir sus facturas por formas con  Código de Barras Bidimensional deberán desecharlas y  adoptar la factura electrónica.
Al respecto, muchas personas físicas y pequeños negocios tendrán el reto de adoptar sistemas informáticos por sus necesidades de facturación.
Dado que no hay marcha atrás en el proceso, los contribuyentes deberán buscar alternativa de tecnología.

Ante este cambio inminente ¿Que debes de hacer?

1. Prepárate: miles de contribuyentes están en la misma situación y van a requerir la adquisición de un software para emitir CFDI (facturas electrónicas) así como:

• • Capacitación
• • Asesoría  y
• • Servicio al mismo tiempo.

2. Considera que para emitir un CFDI requieres:

• • La Firma Electrónica Avanzada (FIEL)
• • Tramitar un Certificado de Sello Digital.
• • Contratar un servicio de timbrado.
• • Utilizar un sistema de facturación que automatice los procesos y que sirva de filtro en la detección de comprobantes falsos y que resguarde automáticamente tus documentos de forma segura y confiable.

3. Identifica que el sistema que adquieras:

• • Sea fácil de usar.
• • Que no te obligue a firmar contratos anuales.
• • Que te permitapagar lo que utilizas y que en cualquier momento te puedas cambiar.
• • Que sea de una empresa confiable y con permanencia demostrada en el mercado.
• • Si tienes socios comerciales que te requieran factura electrónica, verifica que con la solución que elijas, cumplas con esas especificaciones a bajo costo.
• • Que maneje addendas y complementos si así te lo requieren tus clientes

4. Busca una solución en el mercado:

• • En la que el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), no conozca, ni use tu llave privada ni contraseña del CSD (Certificado de Sello Digital) para que nadie pueda generar facturas a tu nombre.
• • Que la facturación se encuentre integrada totalmente a la administración de tu empresa.
• • Dado que en la emisión de CFDI’s se requiere de un PAC, debes investigar los tiempos de respuesta y mantenimiento del servicio de timbrado, mejor aún, contrata una solución que timbre con varios PAC´s de esta manera, si uno no está disponible tu siempre podrás facturar.

La Facturación Electrónica ya no es una opción, es una obligación para la gran mayoría de los contribuyentes en nuestro país.

¡Tus ingresos son importantes, así que cuídalos adquiriendo un sistema de facturación que esté al nivel de tus obligaciones y las cumpla al 100% por ti!

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