Los 3 reportes que constituyen la Contabilidad Electrónica son:

• Catálogo de Cuentas
• Balanza de Comprobación
• Pólizas del Periodo

A continuación, la información que corresponde a cada uno de estos reportes.

Catálogo de Cuentas:

Este reporte se debe entregar a segundo nivel excepto cuando el ERP o Sistema Administrativo no tenga la estructura por niveles. En esos casos, es aceptable entregar este reporte a primer nivel.

Un reporte de Catálogo de Cuentas a segundo nivel significa que el catálogo se debe reportar a nivel mayor y subcuenta.

A las cuentas se debe agregar su naturaleza, deudora o acreedora, y un número de código agrupador según corresponda de acuerdo con el catálogo publicado por el SAT en el Anexo 24 de la RMF 2017.

Ejemplos:

Código Agr.   Descripción                                                               Nivel     Naturaleza

102     Bancos                                                                    1            A

102.1 Cuentas en Moneda Nacional                2            A

102.2 Cuentas en Moneda Extranjera              2            A

Usando este mismo caso, dependiendo de la forma como se tenga estructurado el catálogo, podría verse el reporte de la siguiente manera

Código Agr.   Descripción                                                               Nivel     Naturaleza

102     Bancos                                                                    1         A

102.12 BBVA Bancomer MN                               2         A

102.2 Banamex USD                                         2         A

Los datos se deben expresar en formato XML siguiendo el esquema de acuerdo con las especificaciones técnicas publicadas por el SAT en el anexo aquí referido.

Se deberán agregar los datos de: versión, RFC, mes y año del mes por el cual se emita el reporte de Catálogo de Cuentas.

Una vez que se tengan en formato XML, se deben concatenar en un formato “.zip” y enviarlo al SAT por medio del Buzón Tributario en su ruta:

Servicios y Contabilidad Electrónica.

Este reporte se debe presentar cada vez que haya alguna modificación al Catálogo de Cuentas entregado por primera vez dentro del mes en que se haya hecho la modificación y que afecta en consecuencia la estructura de cuentas tanto en el catálogo como en la balanza de comprobación; por esta razón, es altamente conveniente estructurar el reporte a Segundo Nivel y evitar de esta forma que cualquier adición a las cuentas colectivas como son los clientes, proveedores, acreedores y otras de la misma naturaleza, provoquen estar haciendo envíos frecuentes al SAT.

Balanza de Comprobación:

Este reporte se debe presentar con una frecuencia mensual. Para las personas morales, dentro de los primeros TRES días del segundo mes posterior al que se está reportando. Es decir, el reporte del mes de agosto de 2017 se deberá enviar dentro de los primeros 3 días del mes de octubre del mismo año.

Para las personas físicas, el plazo de entrega se amplía a los primeros CINCO días del segundo mes posterior al que se está reportando.

La balanza de comprobación sigue los mismos criterios de estructura de un balance general y estado de resultados en conjunto. Por ello, incluye los grupos de cuentas de

• Activo
• Pasivo
• Capital
• Ingresos
• Costos
• Gastos
• Resultado integral de financiamiento
• Cuentas de orden

La balanza de comprobación se debe presentar en forma mensual, aun cuando no llegase a tener movimientos y se debe incluir un saldo inicial, los movimientos deudores, acreedores según corresponda, y un saldo final correspondiente al mes que se está reportando

Las cuentas de la balanza de comprobación deben seguir la misma identificación que se haya hecho en el catálogo de cuentas incluyendo el código agrupador según corresponda de acuerdo con el catálogo publicado por el SAT en el Anexo 24 de la RMF 2017

Los datos se deben expresar en formato XML siguiendo el esquema de acuerdo con las especificaciones técnicas publicadas por el SAT en el Anexo aquí referido.

Se deberán agregar los datos de: versión, RFC, mes y año del mes por el cual se emita el reporte de Balanza de Comprobación.

Una vez que se tengan en formato XML, se deben concatenar en un formato “.zip” y enviarlo al SAT por medio del Buzón Tributario en su ruta:

Servicios y Contabilidad Electrónica.

Ejemplo:

Código Agr.   Descripción                                  Saldo Inicial        Debe               Haber         Saldo Final

102           Bancos                               5,000,000.00   750,000.00 850,000.00     4,900,000.00

102.1        BBVA Bancomer MN        3,000,000.00              500,000.00   450,000.00   3,050,000.00

102.2        Banamex USD                 2,000,000.00              250,000.00   400,000.00   1,850,000.00

Pólizas del Periodo:

El reporte de Pólizas del Periodo se refiere a los documentos internos donde se registran las operaciones desarrolladas por el contribuyente en la que se relacionan la información y datos necesarios para su identificación. Las pólizas deberán permitir la identificación del Comprobante Fiscal asociado a la transacción.

Las pólizas del periodo no son un reporte que se tenga que entregar con una periodicidad dada, los casos en los que el contribuyente deberá entregar este reporte son los siguientes:

• En caso de que el SAT lo requiera cuando se lleva a cabo una solicitud de devolución o compensación de impuestos
• En caso de que el auditor lo solicite cuando se lleve a cabo una revisión de gabinete
• Cuando el auditor lo solicite como parte de las tareas de revisión en una visita domiciliaria
• Al efectuar una revisión al dictamen fiscal o por efectos de una revisión electrónica

Las pólizas deben de contener los detalles por transacción, cuenta, subcuenta y partida. Deben de identificarse los CFDI de la operación, los impuestos y RFC de terceros, en caso de que aplique.

La información del reporte de Pólizas del Periodo se puede simplificar mediante la emisión del reporte auxiliar de Folios de Comprobación Fiscal que relacione los CFDI emitidos en el periodo.

Los datos se deben expresar en formato XML siguiendo el esquema de acuerdo con las especificaciones técnicas publicadas por el SAT en el anexo aquí referido, específicamente en los incisos C y D.

Recomendamos revisar con detalle el Anexo 24 en sus incisos C y D por la amplitud del tipo de información que debe contener el reporte de Pólizas del Periodo. Por lo pronto, es importante mencionar que se deben agregar los datos de: versión, RFC, mes y año del mes por el cual se emita el o los reportes aquí referidos.

La información que se debe entregar al SAT como parte del reporte de Pólizas del Periodo, requiere de un análisis pormenorizado que es imposible detallar en este artículo. Lo más importante es tener la capacidad de identificar al proveedor confiable que le puede ayudar en el proceso de emisión de estos reportes.

Esta publicación le proporciona información que le permitirá identificar una amplia diversidad de empresas que cuentan con esta experiencia, mismas que pondrán a su servicio las herramientas que le permitan cumplir con estas obligaciones de una manera sencilla, expedita y económica.

Me pongo a sus órdenes para atender sus dudas. Maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

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1. Clave de producto o servicio:

   se tendrá que clasificar cada concepto a facturar con base en un catálogo con más de 50 mil claves.

2. Unidad de medida de productos y servicios: se tendrá que asignar a cada producto o servicio que se comercializa, la unidad de medida que le corresponda con base en el catálogo proporcionado.
3. RFC emisor y receptor: se debe verificar la existencia y la captura correcta del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del receptor y el tuyo. Esta validación recaerá en quien emita el CFDI y en el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
4. Tipo de comprobante: esta versión contemplará el registro de la clave con la que se identifica el tipo de CFDI y el fin administrativo que se le dará; es decir, si representará un ingreso, egreso, un traslado, nómina o pago. De acuerdo con los catálogos del SAT.
5. Método de pago: deberás hacer referencia si el CFDI está siendo pagado en su totalidad al momento de su emisión, o si será liquidado de manera diferida o en parcialidades. Del método de pago indicado dependerá que se tenga que generar o no un CFDI de Recepción de pagos con posterioridad.

6. Forma de pago: si el CFDI está siendo pagado en el momento de su emisión, en este campo tendrás que dar cuenta de la forma de pago con la que se adquirieron los bienes o de la prestación de los servicios contenidos en el comprobante.

7. CFDI relacionados: debe registrarse el folio fiscal y el tipo de relación que el comprobante guarda con respecto a otros comprobantes fiscales emitidos con anterioridad.
8. Uso o destino del CFDI: debe indicarse en el comprobante el uso que le dará el receptor (adquisición de mercancía, gasto, inversión de activo fijo, etc.).
9. Impuestos y descuentos: Cada concepto del comprobante requiere el desglose de los descuentos e impuestos involucrados.
10. Reglas para el registro de información: los comprobantes deberán cumplir con nuevas y múltiples validaciones aritméticas, de congruencia y de operación para poder ser timbrados por el PAC.

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