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Contabilidad Electrónica

Contabilidad por Internet en el SAT (Parte 1)

Muchos serán los cambios para el 2014 por la Reforma al Código Fiscal de la Federación, y uno de los no tan esperados es el de la posibilidad de promover que se lleve la Contabilidad por Internet gracias a la ayuda de sistemas informáticos.

Muchos serán los cambios para el 2014 por la Reforma al Código Fiscal de la Federación, y uno de los no tan esperados es el de la posibilidad de promover que se lleve la Contabilidad por Internet gracias a la ayuda de sistemas informáticos.

Es importante indicar que hay una necesidad para que los contribuyentes cumplan con elementos mínimos y características específicas y uniformes en materia de contabilidad, por lo que se modifican los artículos 28 y 30 del Código Fiscal de la Federación a efecto de que se logren tales propósitos, aunado a la pretensión de que la autoridad fiscal cuenta con una contabilidad más estructurada.

Y a tal efecto, es importante eliminar la información que los contribuyentes deban proporcionar mediante declaración informativa, y esto se debe a que el SAT ya lo tendrá en sus sistemas por medio de los comprobantes fiscales digitales por Internet.

Además, se buscará mejorar el alcance de la figura de contabilidad, el cual es proporcionado sin costo alguno por la autoridad; de igual forma se explica que para las personas morales y físicas con actividad empresarial se propone la creación de un método electrónico estándar para la entrega de información contable, con el que se simplifique y facilite el cumplimiento.

¿Cómo tendrán que llevar la contabilidad los contribuyentes obligados?

Según se indica en la propuesta del articulo 28 del CFF, vemos que para llevar la contabilidad, los contribuyentes obligados tendrán que mantenerse en regla con lo que sigue:

I.         La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y métodos de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.

Tratándose de personas que enajenen gasolina, diésel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos. Se entiende por controles volumétricos, los registros de volumen que utilizan para determinar la existencia, adquisición y venta de combustible, mismos que formaran parte de la contabilidad del contribuyente.

Los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos serán aquellos que autorice para tal efecto el Servicio de Administración Tributaria, los cuales deberán mantenerse en operación en todo momento.
II.         Los registros o asientos a que se refiere la fracción anterior deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
III.         Los registros o asientos contables a que integran la contabilidad se llevara en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
IV.         Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con las reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.

¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad electrónica?

Entonces, como vemos en el apartado tercero del artículo indicado, debemos remitirnos a lo que el SAT reglamente para conocer quienes están obligados a utilizar los medios electrónicos.

Observando la regla miscelánea publicada para 2014, el Sistema de Registro Fiscal (mejor conocido como “Mis Cuentas”) será utilizado bajo los siguientes parámetros:

I.2.8.2. Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 28, fracción III del CFF, los contribuyentes del régimen de incorporación fiscal, así como el resto de las personas físicas, podrán ingresar a la aplicación electrónica “Sistema de Registro Fiscal”, disponible a través de la página de Internet del SAT, para lo cual deberán utilizar su RFC y Contraseña.

Una vez que se haya ingresado a la aplicación, los contribuyentes capturarán los datos correspondientes a sus ingresos y gastos, teniendo la opción de emitir los comprobantes fiscales respectivos en la misma aplicación.

En dicha aplicación podrán consultarse tanto la relación de ingresos y gastos capturados, como los comprobantes fiscales emitidos por este y otros medios.

Los contribuyentes que presenten sus registros o asientos contables bajo este esquema, podrán utilizar dicha información a efecto de realizar la integración y presentación de su declaración.

Con excepción de los contribuyentes sujetos al RIF, las personas físicas que cuenten con un sistema contable electrónico, podrán optar por llevar su contabilidad a través del mismo, siempre que cumplan con lo señalado en la regla II.2.8.2.

Ahí vemos entonces que, los únicos obligados a usar “Mis Cuentas” son los contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal, mientras que las demás personas físicas puede elegir qué sistema llevar.

No obstante, con el anteproyecto de modificación a la RMF 2014 se prevé eliminar el quinto párrafo, por lo cual, ya no será optativo para el resto de las personas físicas sino que todos usarán el ofrecido por el SAT.

Lo dispuesto anteriormente recién tendrá aplicación a partir del 1 de octubre de 2014 (ver datos sobre la prórroga).

¿Qué documentos e información integran la contabilidad?

La contabilidad estará compuesta por los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas, conjuntamente con los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos; y también por los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables.

Por otra parte, será parte de la contabilidad el conjunto de acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente; así como la documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;

También la integran la documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior; registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, y

¿Cómo tendrán que ser los registros contables?

En todo caso, los registros contables tendrán que ser de índole analítica y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones; tendrán que integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.

Asimismo, tendrán que permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria; como también la identificación de las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales.

Será su objeto relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas; y formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados;

Para todo evento, tendrán que plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional.

En cada registro se deberá señalar la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto, la cantidad o unidad de medida en su caso, la forma de pago de la operación, acto o actividad, especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.

Conservación de la Documentación

El contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación.

El contribuyente que se encuentre en suspensión de actividades deberá conservar su contabilidad en el último domicilio que tenga manifestado en el registro federal de contribuyentes y, si con posterioridad desocupa el domicilio consignado ante el referido registro, deberá presentar el aviso de cambio de domicilio fiscal, en el cual deberá conservar su contabilidad durante el plazo que establece el artículo 30 del Código.

Los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que mediante reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria.

Según el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación podemos conocer los diferentes plazos de conservación de la documentación:

Artículo 30. Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código.

Las personas que no estén obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 y 23 de la ley citada, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

(…)

¿Cómo será la Contabilidad Electrónica?

De forma no oficial, se ha filtrado una de las propuestas para la regulación de los sistemas contables que se utilizarán de forma electrónica próximamente.

En concreto podemos ver que:

Contabilidad en medios electrónicos

Para los efectos del artículo 28, fracción III del CFF y 34 de su Reglamento, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente:

  • I. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo; a éste se le agregará un campo con el código agrupador del SAT publicado en su página de Internet. El catálogo debe contener la totalidad de las cuentas que utilice el contribuyente a todos los niveles.
  • II. Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas adicionales, así como sus subcuentas; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados.
  • III. Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los comprobantes fiscales digitales por Internet que soporten la operación, asimismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste.

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